سيستم مديريت مدارک

سيستم مديريت مدارک

 07 دی 1390 تهران

سيستم مديريت مدارک:
آرشيو الکترونيکي مدارک
بايگاني الکترونيکي مدارک
بدون محدوديت در تعداد کاربر و استفاده کننده همزمان
دو سال پشتيباني رايگان
نسخه تحت شبکه: 950.000 تومان
نسخه تک کامپيوتر (Single Client): 150.000 تومان
مناسب براي شرکتهاي پروژه محور، پيمانکاري، فني مهندسي و مهندسين مشاور

1. اسناد و مدارک جاري يا بايگاني شده يک سازمان، در حقيقت دارايي اصلي آن سازمان محسوب شده و بقاء و تداوم حيات سازمان نيز تا حد زيادي به آنها بستگي دارد. اين اسناد نبايد به سادگي در معرض خطر و استفاده‌هاي غير مجاز قرار گيرند و در عين حال در صورت نياز بايد با سرعت هر چه بيشتر در دسترس قرار گرفته و به سهولت به ديگران منتقل شوند. تنوع و ازدياد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بيش از حد فضا توسط اين مستندات باعث شده است تا تمامي سازمان ها، کارخانه‌ها، شرکت‌ها و صاحبان صنايع مختلف براي سهولت بازيابي اطلاعات موجود و مورد احتياج در اين مستندات به فکر ايجاد يک پايگاه داده مناسب و بهره‌گيري از فرم‌هاي مختلف براي مکانيزه نمودن سيستم مديريت مستندات (آرشيو مدارک) خود باشند. در واقع اطلاعاتي که در اين اسناد وجود دارد، در بخش‌هاي مختلف کاري سازمان مورد نياز است و بايد به آنها مراجعه شود. سيستم مديريت مدارک در واقع سيستم کاملي براي بايگاني و آرشيو کليه‌ي اوراق اداري و مدارک الکترونيکي سازمان‌ها با حفظ تاريخچه‌ي تغييرات هر يک از آن‌هاست. در واقع، اين سيستم مسئوليت ثبت و نگه‌داري، بازيابي و به گردش‌ در آوردن کليه‌ي اسناد را در داخل سازمان بر عهده دارد.

2. گسترش فعاليتهاي سازمانها، شرکتها و ارگانهاي مختلف و افزايش تعاملات داخل و خارج سازماني آنها، لزوم دسترسي سريع و آسان به اسناد و مدارک و استفاده از تکنولوژي مديريت مدارک را اجتناب ناپذير مي نمايد.

3. از سوي ديگر رويکرد سازمانها در جهت استاندارد سازي فرآيندها و رويه هاي سازماني و همچنين الگو برداري از يک مرجع جهاني معتبر؛ استانداردهاي سيستم مديريت کيفيت (ISO9001,14001,TS16949, …) را به عنوان يکي از مراجع شناخته شده و معتبر براي تمامي سازمانها مدنظر قرار داده است. يکي از الزامات اصلي اين استاندارد مقوله مستند سازي، به عنوان پايه و اساس سيستم مديريت کيفيت مي باشد که مطابق بند 4-2 استاندارد ISO9001:2000 (الزامات مستند سازي) سازمانهايي موفق به دريافت گواهينامه‌هاي سيستم مديريت کيفيت (ISO9001,14001,TS16949,…) مي‌شوند که اين الزامات را در سازمان پياده کرده و سوابق اجراي آن را نگهداري نمايند.


• آنچه که هم‌اکنون با وجود سيستم‌هاي متفاوت و حجم بالاي مستندات در هر سازمان مطرح مي‌شود، يافتن راه‌حلي براي نگهداري و بازيابي اسناد و مدارک موجود در هر سازمان مي‌باشد.
• در نرم‌افزار پيش رو سعي شده علاوه بر ارائه يک سيستم نرم‌افزاري؛ کليه الزامات اين استانداردها پوشش داده شده و با حذف مدارک و سوابق کاغذي، فرآيند مديريت مدارک و مستندات را تسهيل نمايد.

در مجموع مي توان گفت :

نرم افزار مديريت مدارک DocuMenta، سيستمي جهت مديريت الکترونيکي اسناد، تصاوير، جداول، متنها و کليه مدارک کاغذي و فايلهاي الکترونيکي است که با توجه به سطوح دسترسي مختلف؛ به کاربران، مجوز توليد، بازبيني، ذخيره سازي، بازيابي و به اشتراک گذاشتن اسناد را مي دهد؛ ضمن آنکه با ذخيره و کنترل ويرايشهاي متفاوت يک سند يا مدرک، امنيت اطلاعات را تأمين مي نمايد.

توانمنديها / امکانات :


راهبري سيستم : (Administration)

 تعريف انواع مدارک: مانند نقشه ها، پروسه ها، دستورالعملها، استانداردها، کاتالوگها، ...
 تعريف انواع زير گروههاي مدارک: مثلاً در گروه نقشه ها 1-نقشه فني محصول 2-نقشه سيويل 3-نقشه مکانيکال 4-الکتريکال ....
 امکان تعريف انواع وضعيت مدارک (معتبر، منسوخ، حذف، بازبيني شده ...)
 امکان تعريف فرمهاي ورودي ثبت مدارک
 قابليت تعريف فيلدهاي موجود در فرمها به صورت Index يا فيلد اجباري
 امکان تعريف محدوديت براي هر فيلد (مثلاً فيلد نوع نقشه حتماً يکي از حالات 1-محصول 2-ساختمان انتخاب گردد.)
 امکان تعريف مدارک مرتبط با هر مدرک و برقراري ارتباط پويا با آنها (تغييرات هر مدرک براي کليه مدارک لحاظ خواهد شد.)
 امکان تعريف تعداد پيوستهاي مورد نياز براي ذخيره هر مدرک (مثلاً يک کتاب داراي دو پيوست 1-تصوير روي جلد 2-فايل الکترونيکي کتاب باشد.)
 امکان تعريف کدگذاري اتوماتيک مدارک با توجه به نوع مدرک و زير گروه آن
 امکان تعريف فرآيند تهيه، تاييد و تصويب مدرک و اختصاص کاربران مرتبط با هر مرحله
 امکان تهيه گزارش از مدارک در دست اقدام کاربران، فعاليتهاي انجام شده توسط هر کاربر (تهيه، تاييد...) و آمار ورود و خروج از سيستم
 ايمن سازي اسناد با تعريف کاربران سيستم
 امکان تعريف واحدها و ساختار سازماني و ارتباط کاربران به ساختار
 امکان تعريف گروههاي دسترسي کاربري و اختصاص گروهها به کاربران جهت تسريع و مديريت بهينه دسترسي کاربران
 امکان تعريف دسترسي براي کاربران جهت 1-ايجاد مدرک 2-ويرايش/حذف مدارک موجود 3-مشاهده مدارک(تهيه گزارش)
 امکان تعريف محلهاي توزيع و اختصاص آنها براي هر مدرک
 امکان تعريف دسترسي براي کاربران جهت دسترسي به فايلهاي منسوخ يا معتبر و نيز بر اساس محل توزيع
 منسوخ نمودن اتوماتيک ويرايشهاي قبلي مدارک
 امکان تخصيص نرم افزارهاي کاربردي جهت مشاهده فايل مدرک
 امکان ايجاد بانک امانات جهت امانت دادن مدارک به کاربران
 امکان تهيه Backup از بانک اطلاعاتي بر روي DVD يا مکانهاي مورد نظر

کاربران سيستم : (User Preferences)

 امکان جستجو بر اساس کليه فيلدهاي مشخص شده هر نوع مدرک يا زير گروه آن با حالتهاي ترکيبي
 مشاهده ليست مدارک به صورت درختي همراه با زير مجموعه ها....
 امکان افزودن انواع فايل به مدارک بدون هيچگونه محدوديت
 قابليت جستجو با استفاده از Index Word
 امکان ذخيره نتايج جستجو بصورت فايل Excel و Word
 امکان درج يادداشتهاي عمومي و خصوصي بر روي هر مدرک
 امکان ارتباط با اسناد تنها از طريق Content server به اين معني که امکان دسترسي مستقيم به اسناد وجود نداشته باشد.
 قابليت کپي گرفتن از اسناد و ذخيره سازي در مکان دلخواه
 پشتيباني از کليه فرمتهاي استاندارد Windows (PDF, DOC, XLS, JPG, BMP…)